官员丧葬公文的传递与执行是国家公文行政体系的一个组成部分，通过遍布全国的交通网络和数量众多的行政文书，国家政令层层传达至地方，地方的信息也通过文书行政体系上传至中央，以完成上下之间信息的畅通。公文传递与执行过程中，传达路程的长短、执政者的态度、文书的具体内容等，都会影响传递和审批核准的时间，而承办部门的人力、财力状况又会影响官员丧葬仪式的执行效果。日本学者小林隆道指出“文书的传递路径，乍一看，似乎文书传递是系统而机械的。但是……当时的人事变动以及作为其背景的政治动向，实际上对文书传递有着阻碍或促进的作用。这对制度与运作的研究有很多启发。连履行手续的文书也会由于个人的关系发或不发，这一事实促使我们在文书行政研究以及制度研究中更加重视检讨制度实际运作问题的必要性。”

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    首先，文书往来产生的时耗可能影响遣官谕祭和造坟安葬的效率。时耗可分为常规时耗与非常规时耗。常规时耗指在文书往来传递畅顺的情况下，因地理位置的差别、交通条件的限制所产生的时间消耗。以南直隶官员进京为例，走水路需要耗时四十日。2张居正父亲张文明于万历六年(1578年)九月十三日在湖广江陵家中病故，九月二十五日，张居正才得到讣闻，只耗时约12天。一般公文从北京到陕西都司，耗时86天;至陕西行都司并甘州后卫，耗时174天;至四川都司，耗时172天;至四川松潘卫，耗时192天。4这几个地方是明朝西北、西南地区的边远之地，交通不便，往返一次亦耗时1年。可以想见，正常的文书传递耗时大致在数月左右，在距北京较近地区为官者，其死后的讣文和请恤疏能较快到达中央，而身处边地亡残者则仍需等待时日。

    非常规时耗指由于人为因素而导致了文移往来，耗时长久。既有诸事丛挫，难以尽理的客观原因，又有政见不同，派系攻击导致的文书淹滞。万历朝，孙罐居家去世，“赚公者方在事，久之始得恤典。”崇祯朝，杨嗣昌与卢象升有隙，卢象升战死于河南，“顺德知府于颖上状，嗣昌故靳之，八十日而后硷。明年，象升妻王请恤。又明年，其弟象晋、象观又请，不许。

    其次，文书的内容及执政者的态度影响了祭葬的规格。请恤疏、题覆疏、祭葬札付和祭葬勘合是祭葬正式开始前决定其最终结果的重要文书。请恤疏和题覆疏都有撰写者对于死者恤典规格的预设和期待，但是陈请者为使受益人获得高规格的恤典，往往会夸大某些事实，只言功业而不提过失，有时会导致事与愿违。嘉靖三年(1524年)，大同兵变，巡抚张文锦遇害。明世宗命侍郎李昆赦免乱卒之罪，而后李昆为张文锦请恤典，不报。久之，张文锦的父亲张政大言其子守安庆功，礼部为之请，终不许。张文锦妻子李氏再次上疏哀请，触怒明世宗，命执责疏者治之。s嘉靖二十七年(1548年)三月，总兵周尚文战死，其子陈叙功伐乞恤典，词近夸。科臣沈束复为疏请优恤。明世宗怒，不但不予批准，而且惩处沈束以为训诫。7嘉靖朝被罢官的府7}朱隆禧因向明世宗进献方术而得宠，死后其妻子郑氏请恤，时任礼部尚书吴山以其原为“考之退”，又因“访道目为妖人”，接到请恤后坚持不与。‘对于恤典的预期规格源于恤典条与既有的恤典特例，而诸多特例在一定程度上冲击了条文的权威性。鉴于特例的规格高于条文所限定的规格，为使死者获得最大的荣誉，在遣官谕祭方面通常会提及加祭事宜以供参考。礼部题覆致仕工部尚书蒋瑶祭葬赠溢疏中列出《明会典》并见行事例，“两京文职二品病故者，祭二坛，有加东宫三少者，加祭二坛”，题覆掌太常寺工部尚书徐可成祭葬疏时特别列出与徐可成出身、经历和待遇相似的郭英文获得加祭一坛的恩宠。奉圣旨:“郭文英虽系工艺，久竭勤【勤】劳，每承面谕，准他乞，还加祭一坛，钦此。”

    祭葬札付和祭葬勘合基本上确定了即将施行的遣官谕祭规格。请恤疏和题覆疏重点在于审核与讨论，给出处理建议;而祭葬札付已经是明确的下行文书了，各部门已经做出了最终决议，重在下级单位的执行。祭葬勘合不仅仅是一份凭证，还是一份遣官谕祭的详案，札付与勘合内容的结合使得接下来的遣官谕祭合乎礼法与人情。

    最后，承办部门人力、物力、财力情况会影响祭葬规格的执行效果。官员的丧葬仪式多由地方政府承办具体事宜，中央政府只是发放丧葬公文用以限定丧葬礼仪的规格，以保证名副实，不可僧越。通常情况下，丧葬仪式的所有开销要由地方政府先行拨款垫付，事毕造册登记，再到中央报销开支，所以，当地政府的财政状况会影响丧葬仪式的执行效果。万历六年(1578年)，致仕内阁首辅吏部尚书高拱去世，应得造坟安葬钱款迟迟难以到位，首辅张居正专门写信给河南巡抚周鉴，希望从速拨付。“故相中玄公今尚未葬，闻恩恤葬价，有司未能时给，此仁人之所隐也，不揣泅冒，敢激惠于下，执事惟公哀怜之，冗不及悉，统惟鉴存。”只虽然高拱恤典的延滞与执行不力有政争的成分，但对于动辄数千两的丧葬开销，河南地方政府难以迅速筹措以致延误也在情理之中。这是因为，祭葬开销本不在预定的政府财政支出计划之中，属于临时性支出，而工程中人力的调拨、物料的采买也需时日。